Jun 14, 2024 15 min read article

GPTs와 함께 업무 자동화의 다양한 시나리오를 탐험하다

챗GPT를 넘어 GPTs로 업무 자동화에 도전해보세요! 개인 맞춤형부터 업무 프로세스 기반까지, GPTs가 제안하는 다양한 활용 시나리오를 통해 업무 효율을 높일 수 있습니다. 코딩 없이 자연어로 소통하는 GPTs와 함께라면 누구나 업무 자동화의 주인공이 될 수 있어요. 생성형 AI 활용의 새로운 지평, 지금 바로 경험해보세요!

챗GPT? 업무 자동화? 각종 GPTs 시나리오 공개!

챗GPT와 대화를 나누다 보면 업무 효율이 눈에 띄게 향상되는 걸 경험할 수 있습니다. 최근 생성형 AI 교육을 다녀보면 많은 분들이 이미 챗GPT를 활용해보신 경험이 있더라고요. 하지만 GPTs에 대해서는 아직 생소해하시는 분들이 많습니다.

AI Ground에서는 챗GPT로 업무 효율화를 하는 방법뿐 아니라, GPTs를 활용해 더욱 효과적으로 일할 수 있는 방안도 함께 교육하고 있어요. 수강생 분들의 반응이 정말 뜨겁답니다!

GPTs는 챗GPT를 더욱 효율적으로 활용할 수 있게 해주는 강력한 도구입니다. 오늘은 GPTs를 다양하게 활용하는 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다. 여러분의 업무에 GPTs를 적용한다면 생산성이 한 단계 더 업그레이드될 거예요. 함께 살펴볼까요?

*오늘 콘텐츠를 영상으로 보고 싶다면 유튜브 링크를 확인해주세요!

GPTs 활용하는 다양한 방법

저는 GPTs를 용도에 따라 두 가지, 방법에 따라 네 가지로 구분할 수 있다고 봅니다.

먼저 용도에 따른 구분을 살펴볼게요.

범용적 활용: 다양한 사용자와 상황을 고려해 GPTs를 공개적으로 활용하는 방식이에요. 활용도는 높지만 만들기가 쉽지 않고 의도대로 작동하지 않을 수 있죠. 이미 잘 만들어진 범용 GPTs가 많아 오늘은 다루지 않을게요.
개인적 활용: 나 혹은 우리 팀만을 위해 특정 상황에 맞게 GPTs를 설계하는 거예요. 활용 범위는 좁지만 만들기 쉽고 오류가 적죠. 오늘은 이런 개인 맞춤형 GPTs 만드는 법을 알아볼게요.

(좌) 범용 GPTs는 기존에 잘 나와있는 걸 찾아 쓰자! / (우) 나와 내 팀의 구체적인 상황에 맞는 개인 맞춤형 GPTs가 만들기도 쉽고, 활용도도 높다!

다음은 방법에 따른 GPTs 구분이에요. 총 4가지로 나눠볼 수 있습니다.

시스템 프롬프트 입력: Custom Instruction처럼 개인정보나 간단한 답변 가이드라인을 GPTs에 심는 방법이에요.
프롬프트 입력 단계 축소: 예컨대 프롬프트 없이 회의록 원본만 줘도 정해진 양식의 요약본이 뚝딱 나오게 하는 거죠.
업무 프로세스 구조화: 업무 단계를 GPTs에 입력해두고, 그에 맞춰 챗GPT와 체계적으로 소통하며 일하는 겁니다.
API 활용 외부 서비스 연동: 챗GPT의 한계를 극복하고자 외부 툴과 연동하는 건데요. 오늘은 시간 관계상 다루기 어려울 것 같아요.

방법에 따른 GPTs 구분. 오늘은 API 활용을 제외한 방법들을 알아보기로 한다.

제가 오늘 다룰 내용을 간단히 정리해 드리자면, 개인적이고 구체적인 업무 환경에 최적화된 GPTs 활용법에 대해 알아보는 거예요.

그 중에서도 ① 시스템 프롬프트를 활용해 나만의 정보와 답변 스타일을 세팅하는 법, ② 반복되는 프롬프트 입력을 자동화해 업무를 간소화하는 법, ③ 단계별로 구조화한 업무 프로세스에 맞춰 GPTs와 소통하며 효율적으로 일하는 법, 이렇게 세 가지 방법론을 중점적으로 소개해 드릴게요.

참고로 이는 제가 AI Ground에서 개인적으로 활용하고 있는 방안이라는 점 알아두시면 좋겠어요. 물론 AI Ground의 다른 구성원분들, 특히 장병준 대표님이나 송준용 공동대표님은 저보다 훨씬 GPTs 활용을 잘 하시죠. 다들 너무 바쁘셔서 그 노하우를 유튜브로 공유할 새가 없으시긴 하지만요.

아무튼 GPTs를 만드는 법에 정답은 없습니다. 프롬프트 엔지니어링과 마찬가지로 자신만의 업무 환경과 목적에 맞게 GPTs를 직접 만들고 튜닝해 나가는 게 가장 효과적이에요. 제 경험이 여러분께 GPTs 활용의 밑그림을 그리는 데 도움이 되길 바랍니다.

맞춤형 GPTs 만들기

자, 이제부터 GPTs를 직접 만들어 보겠습니다. GPTs를 만드는 방법은 크게 두 가지예요. 하나는 챗GPT와의 대화를 통해 점진적으로 만들어가는 것이고, 다른 하나는 '구성' 탭에서 바로 '지침(Instruction)'을 입력하는 거죠.

대화 없이 '구성' 탭에서 프롬프트 엔지니어링 기법을 응용하여 GPTs 만드는 UI

뭘 만들지 명확한 목적이 없다면 대화하며 GPTs를 만들어 나가는 것도 좋아요. 그런데 저는 개인적으로 이 방식을 선호하진 않습니다. 왜냐하면 막연한 목적으로 만들다 보면 아무리 챗GPT가 도와줘도 결과물이 애매해지기 쉽거든요. 반면 제작 목적이 뚜렷할 땐 대화 과정 없이 바로 원하는 사항을 지침에 반영하는 게 더 효과적이에요. 그래서 오늘은 '지침 직접 입력' 방식으로 GPTs를 만들어 볼게요.
*GPTs 기초 가이드가 필요하다면 - [나도 할 수 있다! 챗GPT로 GPTs 만들어 업무 효율 높이기]

GPTs 활용 사례는 다양하지만, 많은 분들이 이해하기 쉬운 '메일 작성' 업무를 예시로 들겠습니다. 방법만 터득하면 여러분도 각자의 업무에 GPTs를 충분히 활용할 수 있을 거예요. 같이 살펴보죠!

① 업무 맥락을 담은 GPTs 설계

GPTs에 나만의 정보와 업무 맥락을 입력해 활용하는 방법이에요. 마치 Custom Instruction을 쓰듯이요. 다만 Custom Instruction은 한 번 세팅해 두면 필요할 때 수정이 어렵잖아요? 이런 불편함을 GPTs를 응용하여 해결할 수 있습니다.
사용자 지침에 대해 더 알고 싶으시다면 - [ChatGPT Custom instruction 활용 가이드]

우선 메일 작성 시 고려해야 할 사항, 내 정보 등을 미리 GPTs에 입력해 둡니다.

① 업무 맥락을 담은 GPTs 설계 - 지침(Instruction) 예시

그러면 제가 지정한 정보와 양식에 맞춰 메일이 자동 생성되는 걸 확인할 수 있어요.

② 프롬프트 자동화로 업무 효율 높이기

프롬프트 엔지니어링의 핵심은 내 전문성을 GPT에게 잘 전달하는 거예요. 그러려면 다양한 관점에서 정보를 줘야 하죠. 근데 이렇게 하다 보면 프롬프트가 금방 길어져요. 긴 프롬프트를 매번 작성하거나, 메모해 둔 걸 일일이 찾아 쓰는 건 귀찮은 일이에요.

이럴 땐 미리 만들어 둔 프롬프트를 GPTs에 심어두고, 상황에 따라 달라지는 정보만 입력하는 식으로 자동화할 수 있어요. 그 입력값이 트리거가 되어 이후 업무가 자동으로 진행되는 거죠. 결국 프롬프트 엔지니어링을 잘 해놓으면, 그 프롬프트 작성 자체를 GPTs가 대신해 준다는 얘기예요.
프롬프트 엔지니어링이 뭔지 잘 모르겠다면 - [프롬프트 엔지니어링 기본기 마스터하기]

우선 메일 작성용 프롬프트를 GPTs에 입력해 두고, '인바운드 교육 문의 메일 본문'을 트리거로 설정합니다.
그러면 GPT가 수신한 메일 내용을 훑어보고 요약한 뒤, 미리 세팅해 둔 프롬프트에 맞춰 답장 초안을 작성해 줍니다.

② 프롬프트 자동화로 업무 효율 높이기 - 지침(Instruction) 예시 (일부 정보 생략)

제가 할 일은 그저 문의 메일 본문을 복사해서 붙여넣기만 하면 돼요. 응대 메일이 알아서 작성되거든요.

③ 업무 프로세스 기반의 GPTs 활용

아무리 프롬프트 엔지니어링을 잘해도 원샷으로 완벽한 결과물을 얻긴 쉽지 않아요. 수많은 단계를 한 번에 처리하라고 하면 그럴듯한 결과는 나오겠지만, 내가 원하는 핵심 포인트가 빠질 때가 있거든요. 반대로 여러 단계로 나눠서 요청하면 각 단계가 내 기대만큼 충실히 수행되지 않을 수도 있고요. 이럴 땐 대화를 반복하며 내가 원하는 방향으로 GPTs를 이끌어야 해요.

한편, 사용자가 일관성 없이 작업하면 결과물의 퀄리티가 들쭉날쭉해질 수 있어요. 이런 문제는 정형화된 업무 프로세스를 짜서 잘 따르면 어느 정도 해결할 수 있죠. 주요 업무를 명확한 단계로 쪼갠 다음, 단계별로 순차 처리하고 개선해 나가는 거예요.

이 프로세스를 미리 GPTs에 입력해 두면, 매번 동일한 절차를 밟아 일관된 퀄리티를 기대할 수 있어요. 또 단계를 잘게 쪼개면 사용자도 한 번에 많은 걸 고민할 필요 없이 차근차근 정보를 입력하면 되니까 UX 측면에서도 좋아요.

우선 GPTs 설계 시 가장 위쪽에 '프로세스를 따라 단계별로 대화 또는 업무를 진행한다'고 선언해 둡니다.
그리고 각 단계에서 어떤 상호작용이 오갈지 세부적으로 정해요. 원한다면 결과가 마음에 안 들 때 이전 단계로 돌아가는 것도 가능하게 해두고요.

③ 업무 프로세스 기반의 GPTs 활용 - 지침(Instruction) 예시(1)

③ 업무 프로세스 기반의 GPTs 활용 - 지침(Instruction) 예시(2)

실제 대화가 시작되면 GPTs가 요청하는 정보를 단계별로 하나씩 제공하면서, 그때그때 중간 결과물도 확인합니다. 최종 메일 초안에 제가 입력한 내용이 잘 스며들었는지 살펴보는 거죠.

마치며...

오늘은 개인 맞춤형 GPTs 활용법에 초점을 맞췄지만, GPTs의 범용적 활용 또한 큰 의미가 있습니다. 다양한 사용자와 상황을 고려해 개발된 범용 GPTs가 사회 전반에 걸쳐 큰 도움을 줄 것으로 기대됩니다.

또한 API를 활용해 GPTs와 다양한 외부 서비스를 연동하는 방안도 주목할 만해요. 이를 통해 GPTs의 활용성을 더욱 확장할 수 있거든요. API 연동에 대해서는 별도의 블로그 포스팅을 통해 심도 있게 다룰 예정이니 꼭 확인해 주세요!

아무튼 개개인의 업무 환경에 맞춘 GPTs 활용은 업무 자동화의 진입 장벽을 크게 낮추고 있어요. 과거와 달리 코딩 없이도, 자연어만으로 GPTs와 소통하며 업무를 자동화할 수 있게 된 건 정말 놀라운 변화입니다. 챗GPT에서 한 걸음 더 나아가, GPTs의 잠재력을 마음껏 활용할 수 있게 된 거죠.

AI Ground는 이 놀라운 기술의 잠재력을 교육하고 확산하는 데 앞장서고자 합니다. 생성형 AI와 GPTs의 활용 노하우를 꾸준히 연구하고 공유할 테니, 여러분의 관심과 동참 부탁드려요. 자연어로 소통하는 업무 자동화 시대 함께 열어가 보아요!