데이터 형식이 일정하지 않은 엑셀 파일 취합하기 | GPTs 업무 자동화

안녕하세요, AI Ground입니다.

여러분 중 많은 분들이 직장에서 반복적인 데이터 처리 업무로 고민하고 계실 겁니다. 특히 신입사원이나 막내 직원일수록 이런 단순 반복 작업이 많이 주어지곤 하죠. 오늘은 이런 고민을 해결할 수 있는 특별한 방법을 소개해드리고자 합니다.

오늘 다룰 주제는 '데이터 형식이 일정하지 않은 엑셀 파일을 취합하는 GPTs 만들기'입니다. 이 방법을 통해 시간 소모적이고 지루한 데이터 정리 작업을 자동화할 수 있습니다. 단순히 시간을 절약하는 것을 넘어, 업무의 효율성과 정확성을 크게 높일 수 있죠.

이번 콘텐츠는 AI Ground의 공조성 이사의 유튜브 영상을 참고해 만들었습니다. 영상에 대한 자세한 정보는 글 하단에서 확인하실 수 있습니다.

또한, 여러분이 직접 따라 해보실 수 있도록 샘플 데이터와 GPTs 지침(프롬프트)을 준비했습니다. 글 아래에 있는 다운로드 버튼을 클릭해보세요.

GPTs 자동화 시연

우선 우리가 해결하고자 하는 문제 상황을 자세히 살펴보겠습니다. 여러 지점에서 보내온 정보를 취합할 때 주로 발생하는 어려움은 다음과 같습니다

1. 분리된 파일로 인한 시간 소모

• 여러 개의 엑셀 파일을 하나씩 열어야 합니다.
• 각 파일의 데이터를 복사한 다음, 하나의 엑셀 파일에 붙여넣는 작업을 반복해야 합니다.
• 이 과정은 매우 지루하고 시간이 많이 소요됩니다.

2. 일관성 없는 데이터 형식

• 데이터 입력 시 일관된 형식을 지키지 않는 경우가 많습니다.
• 예를 들어, 날짜 형식이 제각각이거나 불필요한 단위를 입력하는 등의 문제가 발생합니다.
• 이런 비일관적인 데이터는 분석 시 오류의 원인이 되며, 수정에 많은 시간이 듭니다.

이제 이러한 문제를 GPTs를 이용해 어떻게 해결할 수 있는지 시연해 보겠습니다

GPTs에 여러 개의 엑셀 파일을 개별적으로 제공하거나, 압축 파일 형태로 한 번에 제공할 수 있습니다. 이번 시연에서는 압축 파일을 사용하겠습니다.

• 첫 번째 단계로, GPTs는 분리된 엑셀 파일들을 하나로 통합합니다. 이 과정에서 모든 데이터가 한 곳에 모이지만, 아직 데이터 형식의 일관성 문제는 해결되지 않은 상태입니다.

• 다음으로, GPTs는 다양한 형식의 데이터를 미리 정의된 일관된 형식으로 변환합니다. 이 과정은 미리 입력해둔 작업 방식을 따르거나, GPT의 자체적인 판단 능력을 기반으로 이루어집니다.

• 마지막으로, GPTs는 정리된 결과물을 출력하고 정돈된 데이터가 담긴 엑셀 파일의 다운로드 링크를 제공합니다.

이러한 과정을 통해, 우리는 수작업으로 몇 분 ~ 몇 시간이 걸릴 수 있는 작업을 단 30초 ~ 1분만에 완료할 수 있습니다. 게다가 인적 오류의 가능성도 크게 줄일 수 있죠.

지금부터는 이러한 GPTs를 어떻게 만들 수 있는지, 챗GPT를 통해 작업 처리 과정을 설계하고 이를 맞춤형 GPTs로 발전시키는 과정을 함께 알아보겠습니다.

챗GPT 프롬프트 엔지니어링으로 문제 해결하기

GPTs를 한 번에 만드는 것도 가능하지만, 오늘은 단계적으로 접근하여 챗GPT를 활용해 작업 과정을 설계하고, 이를 GPTs로 자동화하는 과정을 알아보겠습니다.

(다양한 GPTs 활용 방법과 프롬프트 엔지니어링 기초 가이드 참고)

분리된 파일 통합하기

• 챗GPT에게 각 파일을 확인하고 하나의 문서로 종합하도록 지시하는 프롬프트를 작성합니다.
• 이 작업은 챗GPT에게 비교적 간단하므로, 복잡한 설명 없이 간결하게 작성해도 충분합니다.

데이터 형식 통일하기

• 이 부분이 오늘의 핵심입니다. 제가 만든 과정을 살펴보고, 여러분의 구체적인 상황에 잘 적용하길 바랍니다.
• 챗GPT가 코드를 작성하고 실행할 수 있도록 단계별 지시를 제공합니다.
• '연월' 열 값 처리 등 특별한 주의가 필요한 부분을 강조합니다. 제 상황에서는 챗GPT가 '연월' 데이터를 잘 처리해줄 때도 있고, 아닐 때도 있었습니다. 결과물의 안정성을 높이기 위해 '연월' 처리하는 과정을 직접 입력해주었습니다.

이런 방식으로 챗GPT와 대화하며 프롬프트를 만들고 수정해 나가면, 우리가 원하는 결과를 얻을 수 있는 최적의 프롬프트를 만들 수 있습니다. 이 과정에서 여러 번의 시행착오가 있을 수 있지만, 이는 결국 더 나은 결과물을 만드는 데 도움이 됩니다.

챗GPT와의 대화를 통해 만족스러운 결과를 얻었다면, 이제 이 프롬프트를 바탕으로 GPTs를 만들어 작업을 자동화할 준비가 된 것입니다. 다음 섹션에서 GPTs 만들기 과정을 살펴보겠습니다.

GPTs를 활용한 업무 자동화

챗GPT로 문제를 해결할 수 있었습니다. 하지만 매번 이런 긴 프롬프트를 작성하는 건 번거롭죠. 물론 수백, 수천 행의 데이터를 수작업하는 것보단 낫지만요.

GPTs를 활용해 프롬프트 입력을 생략해보겠습니다. 같은 상황이 여러 번 반복된다고 했을 때, GPTs를 통해 프롬프트를 저장하고 언제든지 불러쓰면 프롬프트 입력과정을 자동화할 수 있습니다.

(GPTs 생성 기초 가이드 참고)

GPTs 생성 과정

• 앞서 만든 프롬프트를 GPTs의 지침 입력 칸에 삽입합니다.

• 기능에서 '코드 인터프리터 및 데이터 분석'을 체크합니다.

GPTs 사용 방법

• 생성된 GPTs에 파일만 제공하면 자동으로 작업 수행합니다.

• 혹은 일반 챗GPT 대화창에서 GPTs를 호출하여 유연하게 활용할 수 있습니다.
  • 프롬프트 저장용으로 GPTs를 활용하는 경우 이렇게 활용하기를 추천합니다. 일반 대화창에서 필요한 경우에 호출해서 결과를 얻어내고, 다시 일반 대화창에서 결과물을 토대로 다른 작업을 하기 유용하기 때문입니다.

정리

• 챗GPT와 프롬프트 엔지니어링의 효용성
  • 복잡한 데이터 처리 작업을 단순화할 수 있습니다.
  • 적절한 프롬프트를 통해 챗GPT의 능력을 최대한 활용할 수 있습니다.
• GPTs 활용의 이점
  • 챗GPT를 활용하는 것보다 작업 과정을 더욱 간소화하고 시간을 절약할 수 있습니다.
  • 작업의 일관성을 보장할 수 있어, 반복적인 업무에 특히 유용합니다.
• 맞춤 설정의 중요성
  • 각자의 업무 환경과 요구사항에 맞는 조정이 필요합니다.
  • 이것이 챗GPT 그리고 GPTs를 잘 활용하는 능력입니다.
  • 자신의 상황에 맞게 프롬프트와 GPTs를 조정하고 발전시켜 나가는 것이 중요합니다.
• 추가 자료 안내
  • 이번 콘텐츠를 영상으로 보고 싶다면 링크를 클릭하거나 아래 영상을 확인해보세요.

• 샘플 데이터, 지침(및 프롬프트) 다운로드 링크는 아래 버튼을 클릭하시면 됩니다.

이번 콘텐츠를 통해 여러분은 데이터 취합 및 처리 작업을 자동화하고 효율화하는 방법을 배웠습니다. 챗GPT와 GPTs를 활용하면 단순 반복 작업에서 벗어나 더 가치 있는 업무에 집중할 수 있게 됩니다.

AI Ground는 앞으로도 여러분의 업무 효율을 높이는 데 도움이 되는 콘텐츠를 계속해서 제공하겠습니다. 감사합니다!

AI Ground 교육이 제공하는 차별화된 학습 경험

AI Ground 교육 프로그램은 기업 실무에서 생성형 AI 기술을 효과적으로 활용할 수 있는 역량을 기르는 것을 목표로 하고 있습니다. 이론 교육과 함께 실습 위주의 체험식 학습을 강조하는 것이 교육 철학입니다.

• 다양한 생성형 AI 도구를 직접 활용해볼 수 있는 실습 기회 제공
• 기업에서 실제로 마주칠 수 있는 문제 상황을 가정한 프로젝트 수행
• 유료 ChatGPT 계정 대여를 통한 데이터 처리/분석/시각화, 웹 검색, 파일 학습 등 고급 기능 활용 실습

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