Nov 28, 2024 14 min read AI Use Case

코드를 몰라도 코드 기반 업무 자동화를 하는 방법 | ChatGPT - Apps Script 고객 응대 자동화

ChatGPT와 구글 Apps Script를 활용하면 코딩 지식 없이도 고객 응대를 자동화할 수 있습니다. 구글 폼으로 접수된 문의를 자동으로 시트에 기록하고, 맞춤형 응답 메일과 견적서 PDF를 자동 발송하는 시스템을 무료로 구축하는 방법을 소개합니다. CRM이나 노코드 도구에 매달 구독료를 지불할 필요 없이, 전문가급 자동화 시스템을 만들어보세요.

오늘 콘텐츠는 공조성 이사(유튜브 똑햄)의 영상을 기반으로 작성하였습니다.

비즈니스 현장의 고객 응대, 이렇게 바꿔보세요

바쁜 비즈니스 현장에서 고객 문의 응대는 늘 골치거리입니다.

수시로 들어오는 문의에 일일이 대응하다 보면, 정작 핵심 업무에 집중하기 어려워지죠.

많은 기업들이 이런 고민을 해결하기 위해 CRM이나 노코드 자동화 서비스를 도입합니다.

하지만 이런 서비스들은 대부분 유료이고, 사용량에 따라 매달 적지 않은 비용을 지불해야 합니다.

다행히도 이제는 새로운 접근이 가능해졌습니다.

ChatGPT의 등장으로 코딩의 진입 장벽이 크게 낮아졌기 때문입니다.

특히 간단한 수준의 코딩은 ChatGPT가 사람보다 훨씬 빠르고 정확하게 작성해줍니다.

위와 같은 고객 응대 메일(맞춤형 메일 문구, 첨부 파일, 맞춤형 견적서 등) 발송 자동화 가능하다

구글 Apps Script로 구현하는 자동화

오늘 소개해드릴 도구는 구글 Apps Script입니다.

이는 구글의 여러 서비스들을 서로 연결해서 자동화할 수 있게 해주는 강력한 도구입니다.

이를 활용하면 기본적인 고객 응대 자동화를 쉽게 구현할 수 있습니다.

자동화 프로세스의 이해

전체 프로세스는 다음과 같이 간단합니다

구글 폼으로 고객 문의를 접수받습니다. (다른 폼 서비스도 구글 시트와 연동 가능하다면 사용할 수 있습니다)
접수된 문의는 자동으로 구글 시트에 기록됩니다.
Apps Script 트리거가 자동으로 실행됩니다.
고객에게 맞춤형 응답 메일이 자동으로 발송됩니다.

구글 폼과 시트 설정하기

자동화 시스템의 첫 단계는 고객 문의를 접수받을 구글폼을 만드는 것입니다.

1. 구글 폼 생성하기

구글 계정으로 로그인한 후, 다음 단계를 따라주세요

구글 드라이브 접속
'새로 만들기' 버튼 클릭
'구글 폼' 선택

폼의 구체적인 내용은 각자의 비즈니스 특성에 맞게 자유롭게 구성하시면 됩니다.

2. 구글 시트 연동하기

폼 생성이 완료되었다면, 이제 구글 시트와 연동해야 합니다.

연동 후에는 반드시 테스트를 진행해보세요.

실제로 폼에 답변을 제출하여 구글 시트에 정상적으로 기록되는지 확인하는 것이 중요합니다.

구글폼 에디터에서 (1) 응답 -> (2) Sheets에 연결 하여 구글 시트에 답변이 기록되도록 설정한다

💡 실무자를 위한 팁

구글 시트 연동 시 주의할 점이 있습니다.

초기에는 머릿글에 전체 질문 내용이 그대로 들어가있는데, 이를 간단히 수정하는 것이 좋습니다.

예시

변경 전: "귀하의 성함을 알려주세요"
변경 후: "Name"

이렇게 수정해도 폼에서 들어오는 답변은 정상적으로 기록되니 걱정하지 마세요.

간단한 머릿글은 나중에 코드를 작성할 때 훨씬 편리합니다.

ChatGPT로 Apps Script 코드 작성하기

코드가 처음이신 분들은 Apps Script가 다소 부담스러워 보일 수 있습니다.

복잡한 영어와 기호들로 가득한 코드를 보면 겁부터 날 수 있죠.

하지만 걱정하지 마세요.

Apps Script 작성법을 모르더라도 ChatGPT의 도움으로 충분히 구현할 수 있습니다.

ChatGPT 프롬프트 작성법

ChatGPT에게 코드를 요청할 때 가장 중요한 것은 '어떻게 부탁하느냐' 입니다.

단순히 "만들어줘"라고 하면 제대로 된 코드를 받을 수 없습니다.

효과적인 프롬프트 작성을 위한 핵심 포인트

최우선 목표를 명확히 하기
- "Apps Script 코드를 작성해주세요"처럼 명확한 요청으로 시작
세부 요구사항 정리하기
- 필요한 기능과 설정을 구체적으로 나열
- 원하는 결과물을 자세히 설명
단계별로 정리하기
- 복잡한 요청은 작은 단위로 나누어 전달
- 우선순위를 명시하여 전달

# Objective

'## 요청사항'에 맞춰 Apps script를 작성해주세요.


## 요청사항
1. 구글폼 이벤트가 발생했을 때 메일 발송함수를 호출하는 'FormTrigger' 함수를 만들어주세요
- 구글 폼으로 사용자 데이터가 들어올 때 구글 시트에 행이 추가됩니다. (트리거)
- 구글시트 ID : <<이곳에 구글시트 ID를 입력해주세요>>
- 구글시트에 새롭게 들어온 데이터를 정의합니다. 머릿글 이름 : {Timestamp	Email	Name	Company	Category	Etc}
- Timestamp 값은 YYYY-MM-DD 형식으로 표현
- 가독성을 높이고 유지보수를 용이하게 하기 위해 개별 변수로 정의할 것

2. 첨부 파일과 함께 메일을 발송하는 'SendEmail' 함수를 만들어주세요
- 구글드라이브에 있는 PDF 파일을 첨부합니다.
- PDF 파일 ID : <<이곳에 PDF 파일 ID를 입력해주세요>>
- 메일 수신인 : {Email}
- 메일 제목 : [똑햄] {Name}님 AI 문의 주셔서 감사합니다.
- 메일 본문 : 
안녕하세요 {Company} {Name}님
똑햄 공조성입니다.
AI 실무 활용 교육 문의주셔서 감사합니다. ( {Timestamp} )

<<여러분의 메일 문구를 이곳에 입력해주세요>>

참고) 위 프롬프트에서 "<< 텍스트>>" 로 표기된 부분은 여러분이 직접 작성해주셔야 합니다!